Se considera archivo al conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos por las personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Antes que nada el archivo de una institución es un instrumento al servicio del gobierno de las personas, de la administración de las cosas, de la organización del espacio, y defensa de los derechos.
Con el paso del tiempo, los documentos adquieren un valor añadido, el valor que les da la historia de la que forman parte, de la que dejan huella y sobre la que informan detalladamente. Lo que comenzó siendo un bien particular pasa ahora a ser un bien cultural. El bien cultural trasciende el interés personal del propietario pues tiene una función social. La legislación canónica, consciente del archivo como instrumento de gobierno y del archivo como bien cultural, recoge esta doble idea en el canon 491 que dice:
1. Cuide el Obispo diocesano de que se conserven diligentemente las actas y documentos contenidos en los archivos de las iglesias catedralicias, de las colegiatas, de las parroquias y de las demás iglesias de su territorio, y que se hagan inventarios o índices en doble ejemplar, uno de los cuales se guardará en el archivo propio, y el otro en el archivo diocesano.
2. Cuide también el Obispo diocesano de que haya en la diócesis un archivo histórico, y de que en él se guarden con cuidado y se ordenen de modo sistemático los documentos que tengan valor histórico.
El archivo en cuanto instrumento de gobierno tiene como objetivo ayudar a gobernar mas justamente a aquel que es su titular. Al tratarse de un archivo eclesiástico, la autoridad eclesiástica diocesana es el obispo y sus equiparados (c.368). En la diócesis este archivo está bajo el cuidado del Canciller a quien junto con el Vicecanciller, el Código considera notarios y secretarios de la curia por derecho propio. El Obispo y el canciller tendrán la llave del mismo y solo con el consentimiento de ambos podrán sacarse documentos (cc.487 y 488). En la parroquia, el que ejerce la función de archivero es el párroco, a él se le encomienda custodiar el archivo parroquial. Además la legislación le otorga al párroco el carácter de persona pública y para que los certificados sobre el estado canónico de los fieles tengan valor será necesaria su firma o la de su delegado (c.535.3) En cuanto al archivo histórico, bien cultural, también el titular según el código es el Canciller pero ciertamente, el que de hecho ejerce esta función es el archivero, título consolidado en nuestras curias y del que tendremos la oportunidad de hablar en los siguientes artículos.
Resumiendo: el código registra la obligatoriedad de los archivos en todos los ámbitos diocesanos. Los mismos sirven, primero como instrumentos de gobierno y posteriormente como bien cultural. o