Hay que distinguir entre propietario y responsable del archivo. El primero puede ser una persona física o una persona jurídica, civil o eclesiástica. El segundo, el responsable del archivo, es el que nos interesa ya que es la persona bajo la cual se encuentra el archivo. Nos referimos a la figura del archivero.
Extraña ver como ni el código de derecho canónico ni el código de cánones de las Iglesias orientales registran la figura del archivero, es decir del profesional que gobierna el archivo tanto en la curia diocesana como en la parroquia (cc. 535.3; 877; 1122), ya que esta tarea queda encomendada al canciller y a sus ayudantes (c.482). Es ésta una situación donde claramente se da un divorcio entre la realidad de hecho y su regulación jurídica.
Ni el Concilio ni la Constitución Pastor Bonus, que reordena la Curia Romana, hablan de este tema. La legislación particular ha paliado esta laguna legal dejada por la legislación universal, ya que la figura del archivero, como cargo estable en la curia diocesana, es una realidad. En el ámbito particular se han delimitado muy bien las funciones distinguiendo las del Secretario General Canciller, a quien se responsabiliza del archivo administrativo, y el Archivero a quien se responsabiliza del archivo histórico. Aunque en el Código ambos archivos están bajo la responsabilidad del Canciller, en las curias diocesanas raramente se da esto, en contadas ocasiones se encuentra un Secretario Canciller que tenga bajo su tutela los dos archivos y cuando esto ocurre suele ser en diócesis muy pequeñas. Escasa de personal.
La Pontificia Comisión para los Bienes Culturales de la Iglesia ha intentado, de alguna manera, suplir esta carencia y en el documento sobre la función pastoral de los archivos eclesiásticos se dedica un punto a los archiveros y a la necesidad de que sean personas especializadas las que gestionen y gobiernen los archivos, dada la importancia de este cargo, pues dice: “la importancia de este servicio hay que considerarla tanto para el archivo histórico, como para el archivo corriente, según el canon 491.1 y 2”. La responsabilidad de regir y gestionar un archivo no se puede dejar en manos de aficionados y mucho menos nombrar archivero a una persona que carezca de la formación necesaria. ¿Queremos saber en qué estado, si feliz o desgraciado, se encuentran los papeles de una institución, y aún su general gobierno? Preguntemos por su archivero ¿Quién es? ¿Qué formación tiene?¿que puesto ocupa en el gobierno de la institución?.
Hoy día la figura del archivero ha encontrado carta de naturaleza en todas las curias diocesanas y se ha constituido como un cargo estable, el cual en muchas ocasiones cuenta con personas especializadas que le ayudan a llevar a cabo su tarea. Por otro lado han tomado auge las asociaciones y congresos de archiveros. En España contamos con la Asociación Española de Archiveros Eclesiásticos, que cada año un tomo de su revista Memoria Ecclesiae en el que se recogen las ponencias y publicaciones de los congresos.