Tres son los medios privilegiados para conocer bien un archivo, a saber: la guía, el inventario y el catálogo. Por medio de la guía se conoce el archivo de cualquier institución y los fondos que posee. Es una cédula de identidad que permite conocer como se ha formado el archivo. La historia del mismo, los fondos que lo componen y la situación en la que se encuentra. Puede presentarse en forma de libro, muy completa y dirigida a los investigadores o en forma mucho más simple para los visitantes del archivo, v.g. un tríptico. Hoy se utilizan las nuevas tecnologías por lo que las guías pueden ser vistas en el ordenador, en un CD, etc. El inventario es una actividad cognoscitiva de base. Se puede definir como de registro. Es la relación y lista de las secciones y series de cada fondo de archivo. Impide, por un lado la dispersión del archivo pues proporciona un soporte material a través del cual se conserva la memoria y deja constancia de posteriores desarrollos, adquisiciones y desapariciones. Se puede realizar en soporte de papel o informático. El catálogo es la descripción de una unidad archivistita o pieza documental. Está compuesto por fichas que describen cada unidad bibliográfica: fecha, autor, contenido, edición etc. La catalogación en papel, heredada del pasado, no ha perdido su importancia y, en algunos casos, continúa siendo la única forma posible de recogida de datos.

Hoy día la reproducción de documentos está contribuyendo de manera eficaz a la conservación de los originales, a la vez que facilita la consulta a investigadores y usuarios de los archivos eclesiásticos. Las reproducciones se pueden llevar a cabo por diferentes medios técnicos como ficheros electrónicos, conexión en red e Internet, microfilms, reproducción de documentos con escáner, discos ópticos etc. La Pontificia Comisión para los bienes culturales de la Iglesia dice: “Para la conservación de los archivos de las Iglesias particulares es de desear que se sigan los criterios de la mejor tradición archivistita y que se utilicen todos los medios técnicos apropiados, para lo que habrá que buscar fondos extraordinarios destinados a la fase de la primera informatización de los materiales…”

Problema distinto es cuando alguien quiere reproducir los documentos de un archivo para fines personales; en este caso, se trate de fotocopias, escáner o cualquier otro método deberá contar con la autorización del responsable del archivo el cual la concederá no a capricho sino de acuerdo con el reglamento del archivo, ya que todas estas cosas deben estar reguladas y tener presente el derecho a la intimidad y buena fama que avala a las personas cuyos datos actuales o remotos figuran en los archivos. o