Al mismo tiempo, un número nada despreciable de las consultas que la Iglesia atiende a través de este servicio de archivo son producto de las necesidades que crean algunas actuaciones administrativas. Aunque no lo parezca, si pensamos que estamos tratando con un fondo documental que tiene su origen en el siglo XVI, nos encontramos ante una documentación que conserva aún cierta “vigencia administrativa”. La tardía creación en España del Registro Civil en el año 1870, supone que hasta ese momento los únicos asientos que indirectamente mostraban la trayectoria vital de los individuos fueran los Registros Sacramentales.

A esta demora en su creación debemos unir el hecho de que en los primeros años de funcionamiento del Registro Civil son numerosas las lagunas causadas por la falta de costumbre a la hora de realizar sistemáticamente las inscripciones. Hoy en día, esto está afectando, por ejemplo, a quienes desean realizar trámites para recuperar la nacionalidad de sus antepasados.

En muchas ocasiones también deben acudir a los registros eclesiásticos aquellos que pretenden completar expedientes de rectificación de datos en el Registro Civil o quienes quieren demostrar ancestrales derechos hereditarios sobre diversas propiedades. La Diócesis de Pamplona, cuenta con series documentales continuas y en general bastante bien conservadas que nos permiten atender la problemática y demanda existentes. El servicio de microfilme se constituye en un elemento de colaboración necesaria con las autoridades civiles sin perder de vista la finalidad pastoral de los bienes de la Iglesia.

No puede caber duda de que el servicio que la Iglesia de navarra proporciona a la sociedad está conforme con lo dicho por la Pontificia Comisión para la Conservación del Patrimonio Histórico y Artístico de la Iglesia en su Carta Circular titulada La función pastoral de los Archivos eclesiásticos (páginas 51 – 52).

“La documentación contenida en los archivos es un patrimonio que hay que conservar para transmitirlo y utilizarlo. La consulta de los archivos permite reconstruir la historia de una determinada Iglesia particular y de la sociedad en la que esa Iglesia trabajó. En este sentido los documentos de la memoria son un bien cultural vivo porque se ofrecen como posibilidad de conocer la vida de la comunidad eclesial y civil en el trascurso de generaciones. [...]”.