En la mayoría de las diócesis españolas, los archivos históricos, dada la función que cumplen, están dotados de un estatuto o de un reglamento. Así ocurre en nuestra diócesis de Pamplona y Tudela donde un estatuto regula la función de los archivos que de ella dependen. Este documento de capital importancia siempre lo tuvimos presente, aunque las prisas y los desasosiegos le llevaran a alguien a pensar que lo desconocíamos o que nos habíamos olvidado. Pues ni lo uno ni lo otro, con un poquito de paciencia hubieran sobrado las extrañezas y precisiones sobre algo que estaba por venir (Intelligenti, pauca).
Dicho estatuto consta de 89 artículos y se divide en cinco apartados. En el primero de ellos: LOS ARCHIVOS ECLESIASTICOS, se recogen los principios generales y básicos. A saber: la propiedad de los mismos, a quien corresponde dotarlos de normativa, que alcance tiene la misma…; se describe la función de la documentación y los archivos: su conservación, la ayuda en la misión cultural e investigadora; se habla de la planificación archivística de la diócesis y se enumeran los diferentes archivos y la documentación que los componen: termina este apartado con la concentración de los archivos eclesiásticos y con el archivo de microfilm.
El segundo apartado denominado ORGANIZACIÓN INTERNA DE LOS ARCHIVOS ECLESIASTICOS regula el ingreso de los documentos y la transferencia de los mismos al archivo central de la diócesis. Igualmente, habla del personal del archivo, así como de la misión y tarea de los que ocupen el cargo de archivero, incluso dada la importancia de la materia se prevé el nombramiento de un delegado episcopal para los archivos, sin olvidar la responsabilidad que sobre los mismos tiene el secretario general o canciller de la curia recogida en el apartado anterior. Se hace referencia a los sistemas de clasificación y ordenación de los fondos, a los instrumentos de investigación y trabajo, a la sección de microfilm y reproducciones, a las instalaciones de los archivos para que cumplan con las normas de higiene y seguridad. Por último se habla del expurgo y eliminación de la documentación y del cuándo y cómo debe hacerse y quién es el responsable de esta tarea.
El tercer apartado CONSULTA E INVESTIGACION DE LOS ARCHIVOS ECLESIASTICOS regula el acceso a la documentación, su reproducción y la toma de medidas precautorias para evitar su utilización torticera. Así mismo se considera la consulta, el préstamo y la certificación sobre la documentación histórica y las tasas que se deberán satisfacer por la utilización de la misma.
El apartado cuarto está dedicado a los ARCHIVOS PARROQUIALES. Se cita el c.535 que obliga y describe estos archivos. Se recuerda el cuidado de los mismos, su concentración y la transferencia de sus fondos al archivo diocesano cuando éstos tengan una edad previo inventario de los mismos. Cada párroco dispondrá de una copia del inventario, índice o catálogo de los libros pertenecientes a cada archivo parroquial que ahora se encuentran en el archivo diocesano.
El quinto apartado está completamente dedicado a los ARCHIVOS DE MUSICA, su composición, ubicación y la posibilidad de realizar convenios con la autoridad civil de cara a su conservación.
Esta normativa, con apenas ocho años, se ha mostrado imprescindible para llevar a cabo una ordenación y regulación de todos los archivos propiedad de la diócesis.